Mala gestión de inventarios, una de las principales causas de quiebre de las PyMes
Una de las principales causas que aquejan a los empresarios mexicanos hoy en día es el no llevar un adecuado control de los inventarios y almacenes. Esto conlleva a que la mayoría de las veces se tomen decisiones erróneas por la falta de claridad de la información y por ende se vea afectada la empresa.
La Encuesta Nacional de Victimización de Empresas realizada por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) mostró que se generaron alrededor de 4 millones de delitos asociados con 1.6 millones de unidades económicas, lo que significa que por cada empresa se cometieron 2.5 crímenes. El delito que mayor prevalencia delictiva tuvo fue el robo hormiga, seguido por el robo de insumos o dinero.
A esta situación hay que sumar que 70 de cada 100 PyMes no “sobreviven” más allá de los 5 años, cifra que arroja el estudio “Esperanza de vida de los negocios”, realizado igualmente por el (INEGI). Ante este panorama, Israel Coto, director de la Oficina de Microsip en Ciudad de México, menciona que si bien existen diferentes variables, las pérdidas más significativas se dan en las ventas y los inventarios.
“Podemos decir que es muy común que empresas pequeñas no lleguen a tener un control de inventario porque no saben cómo controlarlo, por lo tanto optan por no hacerlo”, comenta el experto.
Una práctica común es que las empresas hacen un conteo a final de año, debido a que lo hace el personal, son horas adicionales que se deben pagar, por lo que representan un costo extra; estos inventarios duran largas jornadas de conteos y los empleados lo hacen correctamente sólo durante las primeras horas, por lo que el error humano es un factor crítico del resultado.
Si estos ejemplos te parecen familiares, nunca es tarde para hacer un cambio en tu estrategia para el control de almacenes e inventarios. Estos son algunos consejos que puedes seguir para tener un orden:
- Control de entradas y salidas: aprender cómo se comporta la mercancía, cómo se vende y cómo se compra.
- Clasificar los almacenes: debido a que pueden existir varios almacenes, es importante tenerlos bien identificados así como establecer el flujo de mercancía entre ellos, ya que puede existir un almacén general, pisos de venta, exhibiciones, eventos especiales y cada uno de ellos tienen sus propias reglas.
- Clasificación de mercancías: es recomendable hacerlo por un orden lógico, por familia y departamentos, además se deben implementar localizaciones por almacén para saber en qué pasillo, anaquel, altura y posición se encuentra cada producto.
- Orden y limpieza: un punto importante si se quiere cuidar y mantener un almacén organizado, presentable y funcional.
- Otros factores a tomar en cuenta: se debe destacar el peso de la mercancía, la presentación o empaque, así como su rotación.
Una vez considerados estos puntos, puedes comenzar a hacer los conteos con base a diferentes clasificaciones como pueden ser: productos más vendidos, los de alta y baja rotación, los de mayor costo, los de mayor utilidad, los de moda o temporada, los que estadísticamente roban más, etc.
Se recomienda realizar inventarios diarios, calendarizarse, y hacer de esto una rutina, para lograr detectar errores y fugas de manera casi inmediata.
“El objetivo de un control de inventarios, además de saber cuánto tengo y cuánto vale, es sin duda; número uno: cuidar la inversión y número dos: satisfacer la demanda diaria de mis clientes”, aclara Israel Coto.